Adresa potrivită pentru sediul social este cea pentru care antreprenorul poate obține toate acordurile, pe care acceptă să o vadă făcută publică și al cărei act de folosință rămâne valabil pe termen lung. Locuința proprie, spațiul închiriat, comodatul și găzduirea de sediu trec diferit prin aceste trei criterii, iar alegerea depinde de situația fiecărui fondator.
Mulți fondatori tratează sediul ca pe o formalitate: „se trece adresa de acasă și gata”. Uneori chiar așa este. Alteori, alegerea făcută în grabă aduce discuții cu vecinii, o adresă personală afișată pe internet sau un contract care expiră fără ca nimeni să observe. Criteriile de mai jos urmează explicațiile publicate de ADISAF, firmă din București care, pe lângă înființări și modificări de societăți, oferă și găzduire de sediu social.
Ce este sediul social și ce nu este
Sediul social este adresa juridică a firmei: unică, obligatorie și înscrisă în actul constitutiv. Nu presupune neapărat ca firma să lucreze acolo. Un consultant care merge la clienți sau un magazin online cu marfa ținută în altă parte pot avea sediul într-un loc în care nu se desfășoară nicio activitate.
Ce nu poate lipsi este dovada. Orice adresă declarată trebuie susținută de un act valabil, care arată cu ce drept folosește firma spațiul. De la acest act pornesc toate criteriile de alegere.
Cele patru variante de pe masă
- Spațiu în proprietate. Fondatorul deține imobilul și depune actul de proprietate.
- Contract de închiriere. Firma plătește chirie pentru un birou, un spațiu comercial sau o locuință.
- Contract de comodat. Proprietarul, adesea o rudă ori chiar asociatul, împrumută gratuit folosința spațiului.
- Contract de găzduire a sediului. Firma primește o adresă de sediu de la un furnizor de astfel de servicii.
Niciuna nu este bună sau rea în sine. Diferențele apar când fiecare este trecută prin criteriile care urmează.
Criteriul acordurilor: cine trebuie să semneze
Sediul la domiciliu pare varianta simplă, dar cere semnături. Este nevoie de acordul coproprietarilor, deci al soțului, al soției ori al fraților care dețin împreună locuința. Dacă la acea adresă se desfășoară efectiv activitate, se adaugă acordul asociației de proprietari, cerut de Legea nr. 196/2018.
Întrebarea practică este cât de ușor se obțin aceste acorduri. Într-o familie unită, semnăturile vin într-o seară. Într-un apartament moștenit de trei frați, dintre care unul locuiește peste hotare, aceeași formalitate poate dura săptămâni. Cine lucrează de acasă cu clienți care vin la ușă are de luat în calcul și relația cu vecinii, nu doar litera legii.
Criteriul intimității: adresa devine publică
Adresa sediului apare în certificatul constatator și în bazele de date online despre firme. Pentru un birou, faptul este indiferent. Pentru o locuință, înseamnă că adresa personală a antreprenorului poate fi găsită de oricine caută firma: clienți, furnizori, curioși.
Unii fondatori nu au nicio obiecție. Alții, mai ales cei care lucrează cu publicul larg sau au copii mici acasă, preferă ca firma să figureze în altă parte. Criteriul este personal și se cântărește înainte de depunere, fiindcă o adresă ajunsă în bazele de date publice nu mai dispare de acolo printr-o simplă cerere.
Criteriul stabilității: cât timp rămâne valabil actul
Un sediu este valabil atât timp cât este valabil actul din spatele lui. Un contract de sediu expirat lasă firma fără sediu valabil, cu riscul de a fi declarată inactivă fiscal. Mai mult, expirarea actului de sediu se numără printre situațiile care pot duce la dizolvare constatată de registrator.
De aici câteva întrebări de pus înainte de semnare. Pe ce perioadă se încheie contractul? Cine urmărește data la care expiră? Cât de probabil este ca proprietarul să vândă, să se mute ori să se răzgândească? Un comodat de la un părinte este de obicei stabil. O chirie într-un imobil scos la vânzare este mai puțin sigură. Contractele pe durată determinată nu sunt o problemă în sine, cu condiția ca reînnoirea să fie trecută în calendar din ziua semnării.
Găzduirea de sediu, trecută prin aceleași criterii
Pentru antreprenorii fără spațiu propriu și pentru fondatorii din afara Capitalei care doresc o adresă în București există găzduirea de sediu. La ADISAF, aceasta înseamnă o adresă în București, însoțită de contractul și de documentele cerute de Registrul Comerțului. Contractul se încheie pe perioadă determinată și se poate reînnoi.
Pe criterii, lucrurile stau astfel. Acordurile coproprietarilor nu mai intră în discuție, fiindcă locuința fondatorului nu este implicată. Adresa locuinței nu mai apare ca sediu în certificatul constatator și în bazele de date despre firme. Stabilitatea depinde, ca la orice contract cu termen, de reînnoirea la timp. Detaliile se găsesc pe pagina despre serviciul ADISAF de găzduire a sediului social în București.
Găzduirea se folosește la înființarea firmei sau la mutarea sediului unei firme existente. Poate servi și ca sediu profesional pentru un PFA, o întreprindere individuală sau una familială, forme sub care lucrează mulți dintre cei ce își desfășoară activitatea de acasă sau pe teren.
Sediul social nu este punct de lucru
O confuzie frecventă strică socoteala oricărui criteriu. Sediul social este adresa juridică; punctul de lucru este locul în care firma își desfășoară efectiv activitatea, atunci când acesta diferă de sediu. Dacă firma primește clienți într-un salon sau ține marfa într-un depozit aflat la altă adresă, acea locație se declară separat, ca punct de lucru.
Consecința este liniștitoare pentru cei care aleg sediul după acorduri și intimitate: adresa juridică nu trebuie să fie și locul în care se muncește. Un antreprenor poate avea sediul la o adresă găzduită și atelierul în altă localitate, cu condiția ca atelierul să fie declarat. Alegerea sediului devine astfel o decizie despre acte, nu despre metri pătrați.
Rămâne un ultim sfat de ordin practic: criteriile se aplică pe situația reală, nu pe cea dorită. Un fondator care speră că fratele coproprietar va semna „până la urmă” sau că proprietarul va prelungi chiria „sigur” își construiește firma pe o presupunere. ADISAF pregătește dosarul de înființare ori de schimbare a sediului, iar aspectele fiscale ale fiecărei variante se lămuresc cu un contabil.
